請求書をメールで受け取っただけで違反に?――電子帳簿保存法、フリーランスが今すぐ確認すべき3つのポイント

取引先から届いた請求書のPDFを、そのまま印刷してファイリングしていませんか。メールやWebサービス経由でやり取りした請求書・契約書・領収書については、2024年1月以降、紙に印刷しての保存が認められなくなっています。

電子取引データは「紙に印刷して保存」がもうできない

電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」の義務は、2022年の改正で決まり、2023年末までの経過措置を経て、2024年1月から個人事業主・フリーランスを含むすべての事業者に完全義務化されています。

対象になるのは、メール添付で受け取った請求書、クラウド請求書サービスからダウンロードした領収書、電子契約サービスで締結した契約書など、最初からデータでやり取りしたものです。紙で受け取った請求書や領収書は、これまで通り紙のまま保存して問題ありません。区別のポイントは「元がデータかどうか」であって、「自分が紙に出力したかどうか」ではない、という点です。

満たすべき2つの要件——真実性の確保と検索性

電子取引データは、ただ保存すればよいわけではなく、次の2つの要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保: 「タイムスタンプが付与されたデータを受け取る」「受け取り後すみやかに自分でタイムスタンプを付す」「訂正・削除の履歴が残るシステムで授受する」「訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する」のいずれかを満たすこと
• 検索性の確保: 取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる状態にしておくこと

ただし検索要件には緩和措置があります。基準期間（2期前の事業年度、個人事業主なら2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員のダウンロードの求めに応じられる状態であれば、検索要件そのものが不要になります（令和5年度税制改正で、対象となる売上高の基準が1,000万円以下から5,000万円以下に引き上げられました）。多くのフリーランスはこの基準に収まるため、実務上のハードルは検索機能の有無よりも「データを迷子にしないこと」にあります。

対応できていない場合の猶予措置

2023年12月31日までの経過措置（宥恕措置）はすでに終了していますが、これに代わって2024年1月から恒久的な猶予措置が用意されています。保存要件を満たせなかったことについて「相当の理由」があり、税務調査の際にそのデータのダウンロードの求めに応じられる状態にしていれば、保存要件を満たさない形での保存でも認められる、という仕組みです。

とはいえこれは「対応しなくてよい」という意味ではなく、あくまで猶予です。放置していれば税務調査での指摘や、青色申告特別控除の適用に影響が出るリスクが残ります。

今日からできる3つの確認

• 請求書・契約書のPDFが、メールの受信箱に埋もれたままになっていないか（保存先を一元化できているか）
• 訂正・削除の履歴が残る、またはタイムスタンプが付くシステムでやり取りできているか
• 取引先・日付・金額で、後から探し出せる状態になっているか

Crewbookでできること

Crewbook（crewbook.jp）は、見積書・提案書から契約書・請求書までを1つのアカウントでやり取りできる、フリーランス向けの業務管理SaaSです。契約書は電子サインで締結し、請求書とあわせて案件単位でプラットフォーム上に記録が残るため、「どこに保存したか分からなくなる」状態を避けやすくなります。

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※本記事はCrewbookが提供する情報です。自社サービスの紹介を含みます。本記事は電子帳簿保存法に関する一般的な情報をまとめたものであり、個別の税務判断については税理士や所轄の税務署にご確認ください。